Riktlinjer vid uthyrning av lokaler och anläggningar

Taxakategorier

Prisgrupp 1 (nolltaxa*) avser avgift för förening/organisation som definieras som bidragsberättigad enligt kommunens riktlinjer för föreningsbidrag. Politiska partiersom är representerade i kommunfullmäktige kan nyttja kommunens sammanträdesrum utan kostnad.

Prisgrupp 2 avser avgift för övriga föreningar och organisationer som definieras som ej bidragsberättigade enligt kommunens riktlinjer för föreningsbidrag och (t.ex. ekonomiska föreningar, studieförbund, religiösa samfund, region) samt privatpersoner, företag.

Prisgrupp 3 avser privatpersoner folkbokförda i Malung-Sälens kommun ges 50 % rabatt på hyran av lokaler.

Avtal: Kommersiell verksamhet eller evenemang kräver alltid skriftligt avtal. I prislista noterat ”Avtal” avser separat skriftlig överenskommelse utifrån gällande förutsättningar.

Hyresvärd: Malung-Sälens kommun, kultur- och fritidsförvaltningen

Hyresgäst: Förening, organisation, privatperson som i någon form nyttjar hyresvärdens anläggning eller lokal.

Barn: avser åldern 0≤9 år

Ungdom: avser åldern 10≤19 år

Vuxen: avser åldern 20 ≤ 64 år

Pensionär: avser åldern 65 år eller äldre

Bokning

Bokning av kommunens lokaler sker i första hand via kommunens hemsida: https://fri.malung-salen.se/bokning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. där du kan boka och avboka lokaler dygnet runt och se aktuella scheman för respektive lokal.

Om du inte har möjlighet att boka på webben går det bra att maila in dina önskade tider till bokningen@malung-salen.se alternativt ringa till lokalbokningsansvarig.

Säsongsbokning

Föreningar med kontinuerlig verksamhet ges möjlighet att boka sina fasta veckotider säsongsvis:

Inomhussäsong (september - maj) - ansökan inlämnad senast 31 maj.
Sommarsäsong (juni – augusti) - ansökan inlämnad senast 29 april.

Korttidsbokning

Föreningar med mer sporadisk verksamhet bokar vid behov bland de tider som finns tillgängliga, så kallad korttidsbokning. Förening som väljer att korttidsboka kommer inte att omfattas av någon prioritetsordning och får tid i önskad lokal i mån av plats.
För att garantera bokningen bör den göras 3 dagar innan den aktuella tiden.

Omklädningsrum kan inte garanteras vid bokning av lokaler.

Avbokning

Lokaler som har bokats, men av någon anledning inte kommer att nyttjas som planerat, ska avbokas. På så sätt kan lokalerna istället komma till nytta för annan förening.

Lokal som inte kan nyttjas ska avbokas minst 24 timmar innan bokad tid. Avbokning sker på webben alternativt per mail eller telefon till bokningsansvarig. Lokal som inte bokas av senast 24 timmar innan avtalad bokning kommer att debiteras kostnad
enligt prisgrupp 2 oavsett om den nyttjats eller inte.

Fritidsenhetens avbokningar

Bokade tider enligt nolltaxa kan avbokas av fritidsenheten till förmån för evenemang, lägerverksamhet eller prioriterade tävlingar och matcher. Kunden informeras i god tid och kan inte ställa krav på kompensation.

Prioritering av tider vid bokning av hallar

Registrerade föreningar, organisationer och privatpersoner kan ansöka om tider till de säsonger som fritidsenheten schemalägger. Prioriteringsordningen gäller endast för hyrestagare som bokar sina tider terminsvis:

1. Barn- och ungdomsverksamhet vars huvudsakliga verksamhet är förlagd inomhus.
   
2. Övrig barn- och ungdomsverksamhet.
   
3. Elit (träning på elitnivå i inomhusidrott).
   
4. Förening som bedriver motionsverksamhet i grupp vars aktivitet i huvudsak bedrivs inomhus.
   
5. Verksamhet som inte ryms inom ovan beskrivning. Kan vara regelbunden träning med fåtal deltagare, som inte bedrivs i föreningsformat.

Taggar och nycklar

Föreningar som bokar lokaler säsongsvis måste köpa en tagg/nyckel per träningsgrupp som bokar en viss lokal. Vid avslut av en bokning eller en träningsgrupp kontakta bokningsansvarig för att koda om taggen utan kostnad. Taggen kan då användas till en
ny träningsgrupp, alternativt avkodas om den inte ska användas.

Vid korttidsbokning lämnas taggen alltid tillbaka annars träder straffavgift in, då det inte kostar att få en tillfällig tagg.

Vid korttidsbokning av kommunala lokaler finns det två olika utlämningsställen för nycklar och taggar. Hyrestagaren hämtar och lämnar nyckel/tagg enligt överenskommelse. Då informeras också om lås- och larmrutinerna för aktuell lokal.

Hyrestagaren ansvarar också för att återlämna den till utlämningsstället under nästföljande vardag, om inte annat överenskommet

Evenemang

Vid bokning för evenemang upprättas separat avtal. Eftersom evenemang inte är föreningarnas ordinarie verksamhet gäller inte nolltaxan.

Med evenemang menas i detta sammanhang verksamhet som pågår under en längre sammanhängande period och som därmed begränsar utrymmet för andra verksamheter, samt aktiviteter som medför extra arbete, planering eller andra kostnader för kommunen. Exempel på evenemang är tävlingar, cup/mästerskap, övernattningar, konserter, mässor, loppis, andra publika
event, områdesdagar ochnär en anläggning ska användas för annan verksamhet än den är avsedd för.

Evenemangspriserna gäller för anläggningar i befintligt skick, under respektive anläggnings öppettider, samt normal städning av lokalen. I annat fall tillkommer extrakostnader.

Ansökan om evenemang

Vid evenemang ska särskilt avtal upprättas med bokningen. Arrangören ska vid varje aktivitet beskriva denna på en evenemangs­ansökan. Ansökan om evenemang ska ha inkommit senast 8 veckor före evenemangets start.

Avtal om evenemanget ska vara påskrivet av båda parter senast 4 veckor före evenemangets start. Om avtal inte upprättas senast 4 veckor före evenemanget kan uppbokade anläggningar komma att avbokas och eventuella kostnader enligt avtalsförslaget debiteras kunden.

Säkerhet

Arrangören ska alltid utse en säkerhetsansvarig för evenemanget. Arrangören bekostar vakt, om kommunen bedömer att sådan krävs. Särskilda krav på säkerhet ska framgå av avtalet. Detta inkluderar även brandsäkerhet. Om lokalen ska användas för övernattning ska ansökan om förläggning lämnas in.

Ordningsregler

• Hyrd lokal får inte tas i bruk före bokad tid. Som exempel får eventuella nät, sarger eller andra inventarier får inte monteras före bokad starttid.
  
• Ansvarig hyresgäst som är över 18 år ska ständigt finnas närvarande och är den av gruppen som sist lämnar lokalen.
  Lokalen ska vara grovstädad och eventuell utrustning ska vara bortplockad vid hyrtidens slut.
  
• Omklädning får ske 20 minuter före hyrtidens start.
  
• Bokad lokal får inte överlåtas till annan, s.k. andrahandsuthyrning.
  
• All användning av alkohol och droger är förbjuden i och omkring hyrd lokal.
  
• Tecknad ansvarsförsäkring ska kunna uppvisas.
  
• För bokning av kök i skola finns andra krav som delges vid förfrågan.

För att föreningar eller organisationer ska kunna nyttja rum belägna på biblioteket ska detta ske inom bibliotekets öppettider. Detta gäller även de organisationer som hyra enligt taxa. Rummen som bokas av organisationer får användas för interna
mötet och träffar etc.

Önskar man låna rum för att bjuda in till öppna mötet, behöver detta godkännas av bibliotekets chef. Kultur- och fritids­förvaltningen förbehåller sig rätten att pröva om uthyrning kan ske i enlighet med demokratiska principer och kommunal värdegrund.

Lås/larmansvarig ledare ska lämna lokalen sist och därmed säkerställa att entrédörrar är låsta. OBS! Gäller även nödutgångarna.

Fel- och skadeanmälan

Eventuella fel eller i samband med aktivitet uppkomna skador på lokalen ska anmälas till Fritidsenheten via e-post bokningen@malung-salen.se

Fotografera uppkomna skador/fel.

Städinstruktion

• Hyrestagaren ansvarar för att lokaler/utrymmen är rengjorda och iordningställda efter avslutad aktivitet. Gäller även toaletter och duschar.
• Där det finns ett öppet städförråd är det fritt att låna städutrustning. Städinstruktioner finns i dessa förråd. Använd föreslagna metoder och medel. Ställ sedan tillbaka utrustningen där den hör hemma.
• Kontrollera även kringområden så som läktare, korridor, foajé.
• Använd de återvinningskärl och papperskorgar som finns för skräp. Töm dessa efter avslutad aktivitet och släng sopsäckarna i sopkärlet utanför lokalen.
• Kontrollera att alla kranar är stängda och lampor är släckta.

Avgifter

Vid förseelser utanför gällande ordningsregler kommer faktiska avgifter och kostnader att debiteras. Upprepade förseelser kan leda till avstängning.